Regolamento delle riunioni in modalità telematica
Art. 1 – Oggetto del Regolamento
Art. 3 - Ambito di applicazione
Art. 4 - Requisiti tecnici minimi
Art. 5 - Materie/argomenti oggetto di discussione
Art. 7 - Svolgimento delle sedute
Art. 9 - Disposizioni transitorie e finali
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Art.
Art. 1 Oggetto del Regolamento
Il presente regolamento disciplinalo svolgimento, in modalità telematica, delle riunioni degli Organi collegiali ai sensi della Delibera del Collegio Docenti n 21 del 13.05.2024 e del Consiglio di Istituto n. 33 del 20.05.2024.
Per seduta telematica e riunione in modalità telematica si intende la riunione dell’organo collegiale o del consesso nella quale i componenti partecipano alla seduta a distanza da un luogo fisico diverso da quello previsto nella convocazione. La partecipazione a distanza deve avvenire secondo le modalità di cui ai successivi articoli
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Art. 2 –Definizioni
Per seduta o riunione telematica si intende quella effettuata utilizzando la piattaforma digitale predisposta dall’Istituto “Google WorkSpace for Education”.
La seduta ha luogo per tutti i partecipanti da remoto: in questo caso la registrazione della presenza, durante la seduta, avvengono esclusivamente con la compilazione di un form / Chat di piattaforma Google WorkSpace for Education su dominio della scuola che registri, automaticamente, sia la presenza che data e ora.
Per luogo della riunione si intende:
– la classroom del Collegio dei Docenti;
– La classroom dei GLO;
– La classroom dei Consigli di classe, di interclasse e di intersezione;
– La classroom dei team per gli incontri di programmazione;
– La classroom delle classi parallele per gli incontri di programmazione per classi parallele.
Per videoconferenza si intende l’utilizzo di canali elettronici finalizzato a facilitare la comunicazione tra gruppi di persone situate contemporaneamente in due o più luoghi diversi, attraverso modalità telematiche audio e video (videotelefoni oppure via internet o satellite).
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Art. 3 - Ambito di applicazione
Il presente Regolamento disciplina lo svolgimento, in modalità telematica, delle riunioni degli organi collegiali (Collegio Docenti, Consiglio di Istituto e Coordinamento di materia/dipartimento, Consigli di intersezione/interclasse/classe) dell’istituto sulla base del nuovo C.C.N.L .Comparto Istruzione e Ricerca 2019-2021che all’art 44 coma 6 stabilisce quanto segue:
- lo svolgimento a distanza dell’attività di programmazione della primaria e di altre attivita’ tra quelle indicate dal comma 3 (a e b) dell’art 44 che non rivestano carattere deliberativo, previa approvazione di un regolamento di istituto.
- solo in una fase successiva, a seguito della definizione di criteri in sede di confronto a livello nazionale, la regolamentazione potra’ essere estesa anche alle attivita’ che rivestono carattere deliberativo
Pertanto con il presente Regolamento d’Istituto è possibile prevedere lo svolgimento a distanza delle due ore di programmazione didattica collegiale prevista per i docenti della scuola primaria dall’art. 43 (Attività dei docenti), comma 5, e di alcune delle attività di cui al comma 3, lett. a) e b) del presente articolo che non rivestano carattere deliberativo; con il medesimo regolamento è possibile estendere lo svolgimento a distanza alle attività di cui al comma 3, lett. a) e b) che rivestono carattere deliberativo sulla base dei criteri definiti dal MIM, previo confronto di cui all’art. 30, comma 9, lett. a).
Con delibera del Collegio docenti del 29/02/2024 n.16 è stato proposto e deliberato quanto segue:
a) le ore di programmazione settimanali si svolgeranno in modalità mista con la seguente organizzazione:
– in presenza nei mesi di settembre, ottobre, gennaio, maggio
– a distanza ne mesi di novembre, dicembre, febbraio, marzo, aprile
– giorno e orari della programmazione settimanale saranno deliberati all’inizio di ogni anno scolastico.
b) gli incontri per i consigli di intersezione, interclasse e classe si svolgeranno in presenza;
c) gli incontri per i colloqui scuola-famiglia e per la valutazione quadrimestrale si svolgeranno in presenza;
d) gli incontri dei gruppi di lavoro del funzionigramma di Istituto e dei gruppi di attività tecnica dei progetti a valere dei finanziamenti nazionali/europei si svolgeranno prioritariamente in presenza ma con possibilità di svolgersi anche a distanza secondo un calendario concordato con il Dirigente scolastico;
e) gli incontri dipartimentali si svolgeranno in presenza;
f) le riunioni degli organi collegiali quali Consiglio di Istituto e Comitato di valutazione si svolgeranno in presenza;
g) le riunioni del Collegio dei docenti si svolgeranno prioritariamente in presenza ma con possibilità di svolgersi anche a distanza sulla base dei criteri definiti dal MIM, previo confronto di cui all’art. 30, comma 9, lett. a).
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Art. 4 - Requisiti tecnici minimi
Le adunanze devono svolgersi in video e audio-conferenza, mediante l’utilizzo di tecnologie telematiche che permettono, al contempo:
La mancata identificazione di un solo partecipante risulta essere elemento ostativo per la validazione iniziale della riunione e per tutto l’arco temporale di svolgimento della riunione.;
l’intervento in tempo reale sugli argomenti affrontati nella discussione.
Gli strumenti a distanza devono assicurare:
– la riservatezza della seduta;
– il collegamento simultaneo tra i partecipanti su un piano di parità al dibattito;
– la visione degli atti della riunione mostrati dai partecipanti;
– la contemporaneità delle decisioni in ordine alle proposte;
– la sicurezza dei dati e delle informazioni.
I partecipanti pertanto saranno invitati a fornire preliminarmente una dichiarazione di effettiva funzionalità e operatività delle strumentazioni tecnologiche in uso personale che ciascun partecipante è tenuto a garantire;
Al fine di consentire in ogni caso la conoscibilità degli atti della riunione a tutti i partecipanti, è comunque possibile, preventivamente o contestualmente alla seduta, l’utilizzo di sistemi informatici di condivisione di files, da inviare unitamente alla convocazione.
Sono considerate tecnologie idonee: teleconferenza, videoconferenza, posta elettronica, chat, modulo di Google, Spaggiari ecc.
Ai componenti è consentito collegarsi da un luogo che assicuri il rispetto delle prescrizioni di cui al presente regolamento, purché non pubblico né aperto al pubblico e, in ogni caso, con l’adozione di accorgimenti tecnici che garantiscano la riservatezza della seduta (come l’uso di cuffie). Pertanto non è ammissibile lo svolgimento contemporaneo di altre attività diverse da quelle connesse alle riunioni in atto.
Il Dirigente scolastico dovrà sempre ricevere invito a partecipare alle riunioni che si svolgono a distanza.
Nelle riunioni a distanza bisogna utilizzare esclusivamente gli account dell’organigramma e del funzionigramma creati dall’Istituto.
Nelle riunioni a distanza, ai fini della validità della seduta, devono essere rispettate le prescrizioni del presente articolo.
Si fa presente che il mancato rispetto dei requisiti sovraindicati compromette la validità e legittimità delle sedute e si configura come violazione degli obblighi di servizio.
Art. 5 - Materie/argomenti oggetto di discussione
L’adunanza telematica può essere utilizzata dagli organi collegiali di cui all’Art. 1 per discutere sulle materie di propria competenza per le quali non si presume la necessità di discussione collegiale in presenza.
Articolo
6 - Convocazione
La convocazione a cura del Dirigente scolastico, avviene sulla base del piano delle attività deliberate in collegio dei docenti per il corrente anno scolastico e contiene l’indicazione del giorno, dell’ora, della sede, degli argomenti all’ordine del giorno. La notifica della convocazione avviene con presa visione in bacheca Argo cinque giorni prima della data fissata per l’adunanza, tramite circolare.
Il link per l’invito alle adunanze degli organi collegiali per lo svolgimento delle quali è possibile il ricorso alla modalità telematica deve essere inviato unitamente alla convocazione.
La firma di presenza avverrà attraverso un modulo Google inserito nella chat in grado di registrare, in automatico, la data e l’ora della loro compilazione, con controllo del moderatore/segretario della presenza di tutti i membri. Nello specifico:
– firma ingresso (nei 5 min dell’inizio della riunione)
– firma uscita (al termine della riunione)
La Convocazione deve avere in allegato tutti gli atti e la documentazione riferita a ciascun punto all’o.d.g.
Art. 7 - Svolgimento delle sedute
Per lo svolgimento delle sedute con modalità telematiche l’organo collegiale, nel rispetto di quanto disposto dall’Art. 3, si avvale di idonei metodi di lavoro collegiale che garantiscano l’effettiva compartecipazione, la contemporaneità delle decisioni, la sicurezza dei dati, delle informazioni e, ove prevista, della segretezza.
Per la validità dell’adunanza telematica restano fermi i requisiti di validità richiesti per l’adunanza ordinaria:
a) regolare convocazione di tutti i componenti comprensiva dell’elenco degli argomenti all’ordine del giorno;
b) presenza del numero legale (la metà più uno) dei docenti in servizio alla data della riunione.
c) mantenimento del numero legale dei docenti per tutta la durata della riunione che, in caso contrario, deve essere sospesa e aggiornata
La sussistenza di quanto indicato alle lettere a), b) e c) è verificata e garantita da chi presiede l’organo collegiale e dal Segretario che ne fa menzione nel verbale di seduta.
Preliminarmente alla trattazione dei punti all’ordine del giorno, compete al Segretario verbalizzante verificare la sussistenza del numero legale dei partecipanti con la specificazione, a verbale, delle tecnologie in possesso di ciascuno dei partecipanti a distanza.
Art. 8 - Verbale di seduta
Della riunione dell’organo viene redatto apposito verbale nel quale devono essere riportati:
– l’indicazione del giorno e dell’ora di apertura e chiusura della seduta;
– il report con i nominativi dei componenti che attesta le presenze/assenze giustificate ed eventuali assenze ingiustifcate;
– l’esplicita dichiarazione di chi presiede l’organo sulla valida costituzione dell’organo;
– la chiara indicazione degli argomenti posti all’ordine del giorno;
– l’esplicita dichiarazione di chi presiede l’organo relativa all’avvio della trattazione, anche a distanza, degli argomenti all’ordine del giorno tramite una procedura che consenta ad ogni componente di interloquire con gli altri;
– i fatti avvenuti in sintesi durante la seduta e le dichiarazioni rese dai partecipanti alla seduta, anche a distanza;
Il verbale della riunione telematica deve essere approvato seduta stante o, in caso di impossibilità, come primo punto all’ordine del giorno della seduta successiva.
Art. 9 - Disposizioni transitorie e finali
Il presente Regolamento entra in vigore dal giorno della pubblicazione all’Albo on line dell’istituto. Tale documento verrà anche pubblicato in amministrazione trasparente/atti generali/atti amministrativi generali.