Regolamento organi collegiali a distanza

Delibera n. 2 del Consiglio di Istituto del giorno 08.09.2020

A seguito dell’emergenza epidemiologica da COVID-19 

In ottemperanza alla Legge n.6 del 23/02/2020, dei successivi DPCM in tema di emergenza sanitaria, del D.L. n.18 del 17/03/2020, del D.L. n.19 del 25/03/2020 e in caso ci fosse necessità di ricorrere alle modalità telematiche di riunione degli Organi Collegiali dell’Istituto,si ritiene necessario emanare un'integrazione al Regolamento d'Istituto per la regolamentazione degli Organi Collegiali per lo svolgimento delle sedute anche in video conferenza o in modalità mista, che abbia validità anche oltre il termine del periodo di emergenza sanitaria e all’autorizzazione del Ministero della Salute alle riunioni in presenza.

 Indice

• Art. 1.  Ambito di applicazione
• Art. 2.  Definizione
• Art. 3.  Requisiti tecnici minimi
• Art. 4.  Materie/argomenti oggetto di deliberazione in modalità telematica
• Art. 5.  Convocazione
• Art. 6.  Svolgimento delle sedute
• Art. 7.  Consiglio di Istituto
• Art. 8. Collegio dei docenti
• Art. 9.  Consigli di classe/interclasse/intersezione
• Art. 10. Verbale della seduta
• Art. 11. Disposizioni transitorie e finali

Art. 1- Ambito di applicazione

 Il presente Regolamento disciplina lo svolgimento a distanza, in modalità telematica, delle riunioni degli Organi Collegiali dell’Istituto Comprensivo Città S.Angelo.

 Art. 2 - Definizione

 Ai fini del presente regolamento, per “riunioni in modalità telematica” nonché per “sedute telematiche”, si intendono le riunioni degli OO.CC., di cui all’art.1, per le quali è prevista la possibilità che uno o più dei componenti l’organo partecipi anche a distanza, da luoghi diversi dalla sede dell’incontro fissato nella convocazione, oppure che la sede di incontro sia virtuale, cioè che tutti i partecipanti partecipino da luoghi diversi esprimendo la propria opinione e/o il proprio voto mediante l’uso di tools o piattaforme residenti nel Web.

 Art. 3 - Requisiti tecnici minimi

La partecipazione a distanza alle riunioni di un organo collegiale presuppone la disponibilità di strumenti telematici idonei a consentire la comunicazione in tempo reale a due vie e, quindi, il collegamento simultaneo fra tutti i partecipanti.

1. Le strumentazioni e gli accorgimenti adottati devono comunque assicurare la massima riservatezza possibile delle comunicazioni e consentire a tutti i partecipanti alla riunione la possibilità di:
   1. visione degli atti della riunione;
   2. intervento nella discussione;
   3. scambio di documenti;
   4. votazione;
   5. approvazione del verbale.
2. Sono considerate tecnologie idonee: teleconferenza, videoconferenza, posta elettronica, chat, modulo di Google.

Art. 4 - Argomenti oggetto di deliberazione in modalità telematica

 L’adunanza telematica può essere utilizzata dagli Organi Collegiali per deliberare sulle materie di propria competenza, per le quali non sia possibile l’adunanza collegiale in presenza.

Art. 5 - Convocazione

 La convocazione delle adunanze degli organi collegiali, per lo svolgimento delle quali è possibile il ricorso alla modalità telematica, deve essere inviata via email o tramite il Registro elettronico ai partecipanti a cura del Dirigente Scolastico almeno cinque giorni prima della data fissata per l’adunanza, salvo situazioni d’urgenza debitamente motivate.

 La convocazione contiene l’indicazione del giorno, dell’ora, degli argomenti all’ordine del giorno e dello strumento telematico che potrà essere utilizzato in caso di partecipazione con modalità a distanza (videoconferenza, posta elettronica certificata, posta elettronica o modulo Google di cui il componente dell’organo garantisca di fare uso esclusivo e protetto).

 Art. 6 - Svolgimento delle sedute

 Per la validità dell’adunanza telematica restano fermi i requisiti di validità richiesti per l’adunanza ordinaria: 

1. regolare convocazione di tutti i componenti comprensiva dell’elenco degli argomenti all’o.d.g.;
2. partecipazione della maggioranza almeno dei convocati (quorum strutturale);
3. raggiungimento della maggioranza dei voti richiesta dalle norme di riferimento (quorum funzionale);
4. la delibera dell’adunanza deve indicare il numero di quanti si sono espressi in merito all’oggetto della convocazione (e degli eventuali astenuti) ai fini del raggiungimento della maggioranza richiesta dalle norme di riferimento, per ciascun argomento all’ordine del giorno.

La sussistenza di quanto indicato alle lettere a), b) e c) è verificata e garantita da chi presiede l’Organo Collegiale e dal Segretario che ne fa menzione nel verbale di seduta.

Preliminarmente alla trattazione dei punti all’ordine del giorno, compete al Segretario verbalizzante verificare la sussistenza del numero legale dei partecipanti con la specificazione, a verbale, delle modalità di partecipazione dei vari membri (se in presenza o in via telematica).

Art. 7 - Consiglio di Istituto

Per garantire il funzionamento dell’istituzione scolastica e l’espletamento delle funzioni del Consiglio d’Istituto si stabilisce che esso possa essere convocato in via telematica digitale adottando le seguenti procedure: 

1. convocazione via e-mail, con indicazione dell’ordine del giorno e link alla piattaforma Meet di Google Suite per il collegamento previsto, nonché l’indicazione di giorno, ora e data della seduta;
2. relativamente alle delibere si procederà alle votazioni durante lo streaming come in presenza;
3. nel caso in cui un consigliere dovesse perdere la connessione durante le operazioni di voto potrà inviare tempestivamente la propria dichiarazione di voto tramite mail, entro e non oltre le 24 h successive alla riunione. La mail verrà protocollata e allegata al verbale della seduta;
4. le sedute sono regolarmente verbalizzate e il verbale con l’esito della votazione verrà inviato a tutti i consiglieri per conoscenza e formalmente approvato nella seduta successiva;
5. le delibere sono valide a tutti gli effetti;
6. per la validità dell’adunanza telematica restano fermi i requisiti di validità richiesti per l’adunanza in presenza.

Art. 8 - Collegio Docenti

 Può essere convocato un Collegio Docenti digitale sia ordinario (cioè previsto nel piano annuale delle attività), sia straordinario per urgenti e gravi motivi, adottando le seguenti procedure: 

1. pubblicazione della circolare almeno 5 giorni prima della data prevista (o anche con minore anticipo in caso di collegio straordinario);
2. nella convocazione sarà indicato il giorno, l’ora e il codice o link da utilizzare su Meet, e l’ordine del giorno;
3. verranno allegati alla convocazione documenti necessari per la discussione;
4. le delibere sono valide a tutti gli effetti;
5. i microfoni di tutti dovranno essere spenti durante il Collegio;
6. è consigliato l’uso di auricolari o cuffie per l’ascolto;
7. la prenotazione degli interventi avverrà usando la chat presente in Meet nella quale saranno inviati anche i moduli per le votazioni;
8. in allegato alla circolare verrà pubblicato il verbale della seduta precedente;
9. per la validità dell’adunanza telematica restano fermi i requisiti di validità richiesti per l’adunanza in presenza.  

Art. 9 - Consiglio di Intersezione, di Interclasse e di classe - Dipartimenti 

Si stabilisce che gli OO.CC. di cui sopra possano essere convocati in via telematica sia in via ordinaria (cioè previsto nel piano annuale delle attività), sia straordinaria per urgenti e gravi motivi adottando le seguenti procedure: 

1. pubblicazione della circolare della circolare almeno 5 giorni prima della data prevista (o anche con minore anticipo in caso di consiglio straordinario);
2. nella convocazione sarà indicato il giorno, l’ora e il codice, o link da utilizzare su Meet e l’ordine del giorno;
3. i microfoni di tutti i partecipanti dovranno essere spenti;
4. la prenotazione degli interventi avverrà usando la chat presente in Meet;
5. il verbale della riunione sarà approvato nella seduta successiva;

per la validità dell’adunanza telematica restano fermi i requisiti di validità richiesti per l’adunanza ordinaria 

Art. 10 - Verbale di seduta 

1. Della riunione dell’organo collegiale viene redatto apposito verbale nel quale devono essere riportati:
   • l’indicazione del giorno e dell’ora di apertura e chiusura della seduta;
   • la griglia con i nominativi dei componenti che attesta le presenze/assenze/assenze giustificate;
   • l’esplicita dichiarazione di chi presiede l’organo sulla valida costituzione dell’organo;
   • la chiara indicazione degli argomenti posti all’ordine del giorno;
   • il contenuto letterale della deliberazione formatasi su ciascun argomento all’ordine del giorno;
   • le modalità di votazione e la volontà collegiale emersa dagli esiti della votazione stessa. 

Costituiscono parte integrante del verbale le dichiarazioni di assenza giustificata dei componenti, le dichiarazioni di presa visione del verbale per via telematica e di approvazione/non approvazione. Il verbale della riunione telematica, firmato dal Presidente e dal Segretario, è trasmesso, tramite posta elettronica e in formato pdf, a tutti i componenti l’organo per l’esplicita approvazione durante la seduta successiva, ovvero è letto durante la seduta stessa per l’immediata approvazione. 

Art. 11 - Disposizioni transitorie e finali 

Il presente Regolamento entra in vigore con la approvazione da parte del Consiglio di Istituto dal giorno della pubblicazione sul sito istituzionale dell’istituto e resta in vigore per tutta la fase della emergenza attualmente in atto per COVID-19.

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